CONSTANT DIGITALWas Sie aus diesem Beitrag mitnehmen
Dieser Beitrag richtet sich an Projektverantwortliche und Entscheider, die sowohl strategisch als auch operativ an digitalen Projekten beteiligt sind.
Nachfolgend beschreiben wir 4 Indizien, an denen Sie erkennen können, dass Ihr digitales Projekt scheitern wird und geben Ihnen akute Handlungsempfehlungen, damit Sie frühzeitig gegensteuern können.
An diesen Dingen scheitern digitale Projekte
1. Unklare Ziele und Anforderungen
Beschreibung
Unklare Ziele und Anforderungen können dazu führen, dass ein digitales Projekt in die falsche Richtung entwickelt wird oder wichtige Anforderungen übersehen werden. Dies wird oft erst in einer sehr späten Phase der Entwicklung bemerkt, wenn sich bei ersten Tests herausstellt, dass bestimmte Funktionalitäten überflüssig sind, während Kernfunktionalitäten der User Experience nicht den Bedürfnissen und Erwartungen der Endnutzer entsprechen. Spätestens dann bricht Panik aus: Das Budget ist knapp, die Deadline naht und wildes Mikromanagement beginnt. Ab jetzt muss alles schnell gehen und die Grenzen zwischen „Bug“, „Feature Request“ und „Change Request“ verschwimmen. Der Projektleiter versinkt im Ticket-Chaos und die Entwickler sind zunehmend frustriert.
Symptome
- Lange Ticketlaufzeiten, häufiges wiedereröffnen von Tickets
- Kurze, nicht ausformulierte Userstories
- Mangelnde Nutzerakzeptanz
- „Scope Creep“ – Überladen der Anwendung mit unnötigen, nicht erforderlichen Funktionen
Handlungsempfehlung
- Requirements-Engineering Workshop zum Start des Projektes durchführen
- Auch bei Zeitdruck niemals die Grundregeln der Projekt-Governance aushebeln
- Mikromanagement und das „Zwischenschieben“ von Aufgaben vermeiden
2. Mangelnde Projekt-Governance
Beschreibung
Project Governance ist ein Rahmenwerk, das die Verantwortlichkeiten, Prozesse und Richtlinien für die Überwachung und Steuerung von Projekten definiert. Es umfasst die Regeln, Verfahren und Strukturen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Projekte effektiv und effizient durchgeführt werden und die Unternehmensziele erreichen.
Während zu Beginn eines Projektes die Regeln der Rahmenbedingungen noch strikt eingehalten werden, lässt diese Disziplin im Laufe des Projektes oft nach. Spätestens beim ersten unvorhergesehenen Problem beginnt oft ein wildes Mikromanagement auf Seiten des Projektmanagements. Bugs und Fehler werden zwischengeschoben, Tickets unklar definiert, weil „es schnell gehen muss“. Anpassungen werden ohne fundierten Qualitätssicherungsprozess schnell veröffentlicht, was nicht selten zu Folgefehlern und damit zu weiteren Verzögerungen führt.
Symptome
- Es wird ohne Tickets gearbeitet
- Ticket-Workflows sind nicht existent, oder werden nicht eingehalten
- Dokumentation fehlt oder „wird nachgereicht“
- Projektkommunikation erfolgt über diverse Kanäle und wird nicht ein einer Projektmanagementsoftware
oder einem Ticketsystem konsolidiert
Handlungsempfehlung
- Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren
- Etablierte Konventionen zur Dokumentatio einführen. Wir empfehlen Arc42
- Festsetzen eines einfachzu folgenden Ticket-Workflows
- (Bei größeren Projekten) Einführen eines Lenkungskreises
- Bereits zu Projektstart einen Prozess zur Störungsbeseitigung definieren
3. Ressourcenmangel
Beschreibung
Der Fachkräftemangel macht sich natürlich auch im Bereich der digitalen Projekte bemerkbar.
Zusätzlich stehen Unternehmen vor der Herausforderung, mit einer weltweiten Pandamie umzugehen, die unkalkulierbare personelle Planungsunsicherheiten mit sich bringt.
Gerade bei Ressourcen- und Fachkräftemangel im IT-Bereich bietet es sich an, Freelancer in das Projekt zu integrieren. Freelancer eignen sich hervorragend, um unerwartete Auslastungsspitzen oder Projektverzögerungen abzufangen und natürlich auch, um ganze Projekte durchzuführen.
Viele Unternehmen schrecken vor dem Einsatz von Freelancern zurück und befürchten einen Wissensverlust, wenn der Freelancer das Projekt wieder verlässt. Diese Befürchtungen sind jedoch häufig unbegründet, wenn die folgenden Handlungsempfehlungen berücksichtigt werden.
Handlungsempfehlung
- Insbesondere bei Freelancern auf eine saubere Projektdokumentation achten
- Einen Stamm an Freelancern aufbauen, der bei Auslastungsspitzen unterstützen, und Ausfälle kompensieren kann
- Entscheidung über In- oder Outsourcing vor Projektstart treffen, zu viele Personalwechsel vermeiden
4. Zu viele Verantwortliche
Beschreibung
Ich möchte das Thema „Zu viele Verantwortliche“ aus zwei Perspektiven betrachten:
1.) Zu Projektbeginn
Oft sind „1. unklare Ziele und Anforderungen“ und „2. mangelnde Projekt-Governance“ ein direktes Symptom dafür, dass es zu viele Verantwortliche in einem Projekt gibt. Je mehr Personen an Abstimmungsrunden teilnehmen oder über Projektabläufe informiert werden müssen, desto umständlicher und fehleranfälliger wird der Prozess.
Gleichzeitig steigt die Anzahl der Kommunikationswege überproportional an.
Darüber hinaus zeichnet sich mit zunehmender Personenzahl eine Entwicklung ab, die als Verantwortungsdiffusion bezeichnet wird.
Dieser Begriff beschreibt die Tatsache, dass Aufgaben nicht erledigt werden, obwohl genügend fähige und verantwortliche Personen vorhanden sind. Das Verantwortungsbewusstsein nimmt mit der Zahl der Mitverantwortlichen rapide ab, die Beteiligten hoffen bewusst oder unbewusst, dass andere Verantwortliche die Aufgabe übernehmen.
2.) Bei bereits eingetrener Projektverzögerung
Gemäß dem „Brook schem Gesetz“ (Brook’s law) führt das inflationäre Hinzufügen von Ressourcen zu bereits verzögerten Softwareprojekten zu weiteren Verzögerungen.
Adding manpower to a late software project makes it later
Fred Brooks
Dieses „Gesetz“, das natürlich eher eine historische Beobachtung als eine Kausalität darstellt, lässt sich in drei Hauptaussagen zusammenfassen:
- Neue Mitarbeiter müssen im Projekt eingearbeitet werden. Dies geschieht häufig durch bereits am Projekt beteiligte Personen. Während dieser zeit kann von keiner der beiden Gruppen am Projekt gearbeitet werden
- Mehr Personen erzeugen wie bereits erwähnt auch mehr Kommunikationswege, womit der Koordinierungsaufwand steigt
- Die Aufteilung der Aufgaben erfordert unter Umständen Prozessanpassungen oder führt zu neuen Koordinationsaufgaben, z.B. Abstimmungsmeetings, die das Projekt weiter verzögern.
Handlungsempfehlung
- Alle Stakeholder auf Auftraggeberseite identifizieren und wenn möglich z.B. nach Abteilungen oder Funktionen gruppieren
- Pro Gruppe einen Verantwortlichen bestimmen, der die Interessen seiner Kolleginnen und Kollegen vertritt
- Der Lenkungskreis bestimmt die Priorität der Anforderungen aller Gruppen
- Definition einer RACI-Matrix. Diese definiert und visualisiert Verantwortlichkeiten in einer übersichtlichen Tabelle
- Bei Projektverzögerungen Funktionen mit geringerer Priorität zurückstellen und zu einem späteren Zeitpunkt nachliefern.
CONSTANT DIGITAL bietet Unterstützung in herausfordernden Projekten
Insgesamt gibt es viele Gründe, warum Softwareprojekte scheitern können. Ob es sich um mangelnde Kommunikation, schlechtes Management oder technische Schwierigkeiten handelt, es ist wichtig, diese Probleme frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu lösen.
Als erfahrenes IT-Unternehmen bietet CONSTANT DIGITAL umfassende Projektmanagement- und Beratungsleistungen, um Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen zu unterstützen. Unser Team aus qualifizierten Digital-Experten verfügt über umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement und ist in der Lage, Unternehmen bei der effektiven Planung, Durchführung und dem erfolgreichen Abschluss ihrer Projekte zu unterstützen.
Wenn Sie Unterstützung bei Ihrem nächsten Softwareprojekt benötigen, kontaktieren Sie uns noch heute und finden Sie heraus, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Ziele zu erreichen.